Rekisteriseloste

1. Rekisteripitäjä

Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry
Kansankatu 53
90100 OULU

Sähköposti: toimisto@huoma.fi
Puhelin: 050 4012230
Verkkosivut: www.huoma.fi
Y-tunnus: 1718811-8

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry:n koordinaattori
Terhi Kantanen
toimisto@huoma.fi
050 4012230

3. Rekisterin nimi

Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry:n sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättyjen tietojen perusteella valitaan osallistujat tapahtumiin, hoidetaan tapahtumaan liittyviä käytännönjärjestelyjä ja peritään mahdollinen omavastuuosuusmaksu.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteröityjen ryhmä Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry:n (myöhemmin Huoma) tapahtumiin sähköisesti ilmoittautuvat henkilöt. Yhdistyksen tapahtumiin ilmoittautuessa henkilöltä kysytään tapahtuman järjestämisen kannalta olennaiset tiedot, joita ovat nimi, yhteystiedot, menetyksen ajankohta, tieto jäsenyydestä, tapahtuman sujuvan kulun kannalta välttämättömät tiedot (esim. erityisruokavaliot) ja muut rekisteröidyn vapaaehtoisesti ja oma-aloitteisesti luovuttamat tiedot (lisätietokenttä).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä henkilön yhdistykselle itsestään antamat tiedot ja osallistumismaksun maksamisen yhteydessä rekisteröityvät tilitapahtumat.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman henkilön erillistä suostumusta. Rekisterin tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Yhdistyksen tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä käytettävät rekisterit ovat nimeltään Yhdistysavain, Microsoft Forms ja Google Forms. Ilmoittautumisessa käytetään jotain kolmesta rekisteristä, ei kaikkia kolmea. Rekisterin nimi on merkitty ilmoittautumislomakkeeseen.

Osallistumismaksuja koskevia tilitapahtumia käsittelee myös Tilitoimisto Fokus Oy:n (Oulu) kirjanpitäjä, joka hoitaa yhdistyksen kirjanpidon.

Sekä Yhdistysavaimen että Microsoft ja Google Forms -sovellusten käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmiin on pääsy ainoastaan Huoman henkilökunnalla. Tunnuksia ei luovuteta ulkopuolisille. Järjestelmät ovat suojatut asianmukaisesti palveluntarjoajien suojakeinoilla. Myös yhdistyksen koneiden tietoturvat ovat ajan tasalla.

Tapahtuman jälkeen ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot poistetaan välittömästi, kun tapahtuman kannalta olennaiset toiminnot eivät tietojen säilyttämistä enää edellytä.

Huoma – Henkirikoksen uhrien läheiset ry:n rekisteriseloste